Разходи за внедряване на ERP система

ERP за малкия и среден бизнес:

Всеки малък и среден бизнес рано или късно стига до момент, в който системата за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) се превръща в необходимост. А всяка добре подбрана ERP система от своя страна носи редица ползи за планирането на съответния бизнес, а именно:

• Централизирана информационна система, обхващаща всички дейности и обединяваща информационните потоци;
• Автоматизация на процесите и стандартизация, съкращаване на времето за извършване на дейностите;
• По-висока сигурност и надеждност благодарение на специалната защита на локалните/облачните сървъри;
• Оптимизация на оперативните разходи, свързани с проследяването на всички ресурси на компанията;
• Инструменти за отчитане и анализ в реално време, улесняващи процеса на планиране.

Съществуват множество начини да внедрите ERP система в зависимост от текущите си бизнес процеси. В проучване проведено сред висши ИТ специалисти, 63% се съгласяват, че ERP системите са приоритетна област за инвестиции на техните компании. Не всяка ERP система обаче ще свърши работа. Компаниите трябва да подхождат внимателно към процеса на подбор, тъй като неправилно избраната ERP система може да превърне внедряването в сериозно препятствие. Малките предприятия е добре да разберат и различните модели на ценообразуване, възможностите за лицензиране и разходите за внедряване, с които предстои да се сблъскат. Внедряването на система за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) изисква значителни инвестиции от страна на всяка организация. Правилното планиране и бюджетиране е от решаващо значение за процеса на внедряване на ERP, за да се гарантира, че ERP решението осигурява възвръщаемост на инвестициите.

И така, колко точно струва внедряването на ERP?

В тази статия се разглеждат различните разходи за един ERP проект, включително компонентите на бюджета, моделите на ценообразуване и видовете разходи за внедряване в средно голяма компания. Ранното идентифициране на тези елементи е от жизненоважно значение за създаване на основа за успешното внедряване на ERP. Това дава възможност на организацията да формулира реалистичен бюджет и да внедри ERP система, която предлага дългосрочна стойност.

Разходи за ERP проект: Компоненти на бюджета на ERP проекта

Колко струва един ERP софтуер? – определянето на общата стойност на софтуера ERP изисква задълбочено разбиране на различните компоненти, които съставляват ERP бюджета. Макар че не всеки компонент се отнася за всяко внедряване, при изчисляването на общата цена трябва да се вземат предвид ключови фактори като софтуерни лицензи, хардуер, услуги по внедряване, обучение, персонализиране на ERP и текуща поддръжка.

1. Такси за лицензиране на софтуера

Таксите за лицензиране на софтуер, плащани на доставчика на ERP, съставляват значителна част от общия бюджет на ERP. Това включва първоначалната покупка на лиценз и текущите абонаментни такси за достъп до софтуера. Разходите обикновено зависят от:

• Броя потребители
• Съответните модули
• Допълнителни функционалности
• Модела на внедряване (on-premise/cloud-based)
• Начина на ценообразуване на доставчика

Получаването на оферти от няколко доставчици на ERP е от решаващо значение, тъй като дава възможност на организацията да сравни различните подходи. Освен това договарянето с различни доставчици на ERP може потенциално да намали разходите за лицензиране.

Модели на ценообразуване на ERP

Най-общо казано, ценообразуването на ERP попада в една от двете категории:

• Безсрочно лицензиране: Постоянният лиценз за хостинг на ERP платформата на място, заплащан с еднократна лицензионна такса.
• Абонаментен план: При този модел на ценообразуване „софтуер като услуга“ (SaaS) платформата ERP се хоства в системата на доставчика и се отваря чрез потребителски портал – по същество това позволява на клиентите да „закупят“ решение. Плащанията се извършват месечно, тримесечно или годишно, като на потребителите се предоставя достъп до функции въз основа на тяхното абонаментно ниво на ценообразуване.

Повечето доставчици на ERP системи – Odoo S.A., Microsoft, Oracle, SAP и др. предлагат избор между тези два модела на лицензиране, всеки от които се характеризира със собствени функции и разходи. В основата си въпросът се свежда до това дали предпочитате да закупите или да наемете, като решението носи своите нюанси, които си струва да бъдат проучени.

2. Разходи за внедряване на платформата

Процесът на внедряване на ERP изисква внимателно планиране и опитни партньори. За да конфигурират правилно софтуера, да мигрират данните, да персонализират функциите, да обучат служителите и да тестват цялостната функционалност, организациите си партнират със специалисти по внедряване. Тези консултанти управляват внедряването на всеки етап от него, за да гарантират, че то отговаря на целите навреме и в рамките на бюджета.

Въпреки че разходите варират в зависимост от сложността на проекта за ERP и степента на персонализация, инвестицията в екип за внедряване е от ключово значение за реализиране на пълните ползи от платформата ERP. С опитни експерти начело, които да ръководят тези многостранни инициативи, вашата компания може да се чувства уверена, че новият ERP софтуер ще подобри операциите, ще предостави полезни прозрения и ще ви позиционира за постоянен успех.

Разходите за внедряване са силно променливи и зависят от това каква функционалност се предвижда, но те са необходими, ако искате да отключите пълния спектър от функции, предлагани от съответната ERP система. Това е важно да се вземе под внимание, тъй като ERP проектите често затъват заради лошо планирани внедрявания. Някои функции могат да бъдат пропуснати в пакета от услуги или може да „презакупите“ функционалности, от които компанията ви не се нуждае.

Внедряването на ERP система е сериозно предизвикателство и трябва да се подходи много внимателно към процеса. По-доброто планиране на ресурсите, проследяването на данните и административната автоматизация започват с преглед на разходите за ERP платформата.

3. Хардуер и инфраструктура

Когато внедрявате нова ERP система, вашата компания трябва да оцени разходите за необходимия хардуер и инфраструктура. Вградените ERP платформи могат да бъдат хоствани на вътрешни сървъри и за някои организации това може да означава значителни първоначални инвестиции в ИТ активи и постоянни разходи за поддръжка. Въпреки това, за предприятие, което вече разполага със стабилна ИТ инфраструктура, едно локално ERP решение може да се окаже по-подходящо за бюджета в дългосрочен план.

За големите компании, които вече са инвестирали много в инфраструктура, е по-подходящ моделът на безсрочен лиценз, при който софтуерът трябва да бъде закупен предварително за постоянно използване. Въпреки че първоначалната цена може да бъде доста висока, притежаването на софтуера означава определена цена на собственост през целия му живот. От друга страна, малките и средните предприятия могат да сметнат, че разходите за първоначален хардуер и инфраструктура, необходими за ERP, са високи и по този начин да се затруднят при внедряването на локална система с тази форма на ценообразуване на ERP.

От друга страна абонаментните (SaaS) решения се хостват дистанционно от доставчика на ERP системата. По този начин разходите за хардуер се прехвърлят върху доставчика, което прави облачното ERP привлекателно за много компании. При този модел на ценообразуване на ERP софтуера няма нужда от големи първоначални разходи за хардуер и инфраструктура, тъй като организацията получава достъп до системата чрез облака и уеб браузър, което води до по-ниски първоначални разходи. Разходите за ERP в тази система се основават на броя на потребителите на ERP и на функциите, които идват с нея.

Поради тези фактори този модел на разходите за лицензиране е привлекателен вариант за малки и средни предприятия, особено тъй като първоначалните разходи за внедряване са по-ниски, а скалируемостта обикновено се оказва доста скъпа с разрастването на бизнеса поради необходимостта от допълнителни инфраструктурни подобрения. За големите компании обаче този вариант може да се окаже далеч по-непривлекателен, тъй като постоянните абонаментни такси правят тези разходи за ERP по-високи с течение на времето, отколкото да притежават софтуера изцяло. За по-големите предприятия със сложни или силно персонализирани внедрявания обаче цените на облачните решения могат да струват по-скъпо в дългосрочен план, отколкото използването на съществуващата инфраструктура.

4. Допълнителни модули и персонализации

Възможно е да се сблъскате със значителни разходи за допълнителни модули и функции, които не са включени в началната цена на платформата. Началната цена представлява сумата, която ще платите за основни функции като проследяване на наличностите или управление на взаимоотношенията с клиентите, но ще имате възможност да разширите системата си с допълнителни модули, които добавят функционалност за счетоводство, планиране на човешките ресурси, задълбочени отчети и т.н.

Броят на потребителите във вашата система е друг ключов фактор за разходите. Много ERP системи базират разходите си на рамка за потребител, като разходите се увеличават в зависимост от това колко потребители ще се нуждаят от достъп до системата едновременно и какво ниво на достъп ще ползват тези потребители.

5. Текущи разходи и поддръжка на ERP системата

Текущите оперативни разходи формират друга голяма част от разходите за ERP системата и обикновено съставляват по-голямата част от разходите през целия жизнен цикъл на платформата. След пускането ѝ в експлоатация възникват разходи за поддръжка, обучение на потребителите, надграждане и актуализация към по-нови версии. Вземането предвид на тези дългосрочни разходи е това, което отличава внедряването на ERP в рамките на бюджета от тези с превишаване на разходите. Тези текущи разходи позволяват на ERP системата да остане оптимизирана, надеждна и съобразена със стратегическите ви бизнес цели.

Докато проверявате потенциалните ERP решения, не забравяйте да получите яснота относно разходите след внедряването. Реномираните доставчици ще осигурят прозрачност за обхвата на таксите, необходими за поддържане на системата ви безпроблемно година след година. Включването на текущите разходи в анализа на общите разходи за притежание е от решаващо значение за вземането на финансово обосновано решение, което да осигури на организацията ви устойчив успех. Малка допълнителна инвестиция тук може да ви даде увереност, че системата ви ще работи ефективно по всяко време, независимо от проблемите, които могат да се появят.

Поддръжка на клиенти

Поддръжката на клиенти е друга функция, която обикновено е свързана с допълнителни разходи. Тази услуга помага на вашата компания да управлява ERP и да се справя с всякакви технически проблеми, които могат да възникнат, и е най-полезна при споразумения за безсрочен лиценз на място. Ще откриете, че много доставчици предлагат базово обслужване на клиенти в рамките на своите ценови модели, но повечето компании предлагат пакети за премиум услуги, които осигуряват по-усъвършенствана помощ, като например дистанционна поддръжка срещу допълнително заплащане. Разходите за поддръжка и обслужване могат да заемат средно между 15-20% от бюджета за софтуер, така че преценете бюджета си и уменията на ИТ екипа си, преди да направите инвестиция.

6. Оценка на скритите разходи

При бюджетирането на ERP система е необходимо да се погледне отвъд първоначалните такси за софтуер и лицензи по време на внедряването. За да се гарантира успешното внедряване на ERP, трябва да се вземат предвид разходи като системна интеграция, допълнения, персонализации, обучение, управление на промените и техническа поддръжка. Макар че е трудно да се изразят количествено, внимателното разглеждане на тези скрити разходи позволява на вашата организация да определи реалистични бюджети, да избегне неприятни изненади и да се позиционира ефективно за внедряване на ERP, което е в добър синхрон със стратегическите ви бизнес цели.

Понякога, въпреки най-доброто планиране, може да се окаже, че е необходимо да направите редизайн на някои от вътрешните си процеси, което да отнеме време и ресурси, които първоначално не са били планирани, като например обучение и преквалификация на персонала. Често обаче при внедряването има и скрити бонуси, които компенсират разходите и ако в прогнозите за възвръщаемост на инвестициите е заложен бюджет за непредвидени разходи в размер на около 10 %, това ще помогне на компаниите да се справят с непредвидените разходи.

Управление на проекта

Разходите за труд на вътрешните екипи, събрани за проекти по внедряване, могат да бъдат значителни, но често се пренебрегват. Например, необходим е силен ръководител на проекта, който да наблюдава сложното внедряване, включващо ресурси от цялата компания.

Системно обучение

Детайлното обучение на крайните потребители е от решаващо значение за внедряването и трябва да се предвиди в бюджета. Лошото управление на проекта и недостатъчното обучение могат да доведат до превишаване на бюджета или до невъзможност да се постигне възвръщаемост на инвестициите от внедряването на ERP. Внимателното планиране на проекта и обмисленото управление на промените обаче гарантират по-гладко внедряване и по-ниски дългосрочни разходи. Не пренебрегвайте тези аспекти, нито подценявайте значението им за внедряването. Дори за по-малките компании обучението на екипа за работа с нова система ще отнеме много време.

Миграция на данни

Миграцията на данни е важна част от вашето препланиране, но често се пренебрегва в процеса на внедряване. Миграцията на данни е необходим процес на прехвърляне на данните от една система в друга. За съжаление обаче, компаниите са склонни да подценяват ресурсите, които ще са необходими за този процес. Достатъчно е да се каже, че компаниите със значителни количества данни за прехвърляне в крайна сметка ще платят повече, така че бъдете готови да обсъдите този въпрос с доставчика на ERP решението.

Разберете ролята на ERP за разходите на вашия малък бизнес

Внедряването на ERP система е предизвикателство и дори малките предприятия ще трябва да покрият много детайли по време на процеса на планиране. Тези важни детайли са това, което може да доведе до успех или провал на вашето ERP внедряване.

Изпреварвайте проблемите със задълбочен процес на планиране, който очертава всичко от край до край и гарантира, че екипът ви е на една и съща страница. Направете списък на ресурсите си и прогнозните разходи за всяко от избраните ERP решения. Ще ви трябват ли функции за отчитане в реално време? Планирате ли да включите допълнителни счетоводни отчети или дори локализация за съответната държава?

Тук имате много възможности за изграждане на бизнес процесите си, така че да добиете представа за това как работи ERP – и коя от тях има най-голям смисъл за вашата компания. Това ще ви даде възможно най-добрата информация, когато търсите партньор за интеграция на ERP, който може да се справи с предизвикателството.

По последни данни средната цена на внедряване на ERP системи в малки и средни компании варира между 10,000 и 100,000 долара. Повечето ERP решения на корпоративно ниво обикновено варират между 500,000 и 1 милион долара, докато най-големите организации инвестират средно над 6 милиона долара в ERP системи.